Tổng hợp thông tin về máy huỷ tài liệu cho văn phòng

Máy hủy tài liệu được sử dụng rất nhiều trong các khu văn phòng nhằm mục đích bảo mật thông tin nội bộ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về dòng sản phẩm hủy giấy tờ này. Vậy nên bài viết này chúng tôi sẽ tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu chi tiết nhất để các bạn tham khảo.

Tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu văn phòng

Nhiều người biết máy hủy tài liệu nhưng lại không nắm rõ thông tin về nó dẫn đến nhầm lẫn với các loại máy khác. Chúng tôi sẽ tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu ở dưới đây để các bạn có thể hiểu về thiết bị này hơn. Mời các bạn cùng theo dõi!

Tìm hiểu thông tin chi tiết về máy hủy tài liệu
Tìm hiểu thông tin chi tiết về máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu (còn được gọi là máy hủy giấy) chính là một thiết bị văn phòng được sử dụng rộng rãi trong cơ quan chính phủ, doanh nghiệp và thậm chí còn dùng cho cá nhân gia đình. Với mục đích là cắt các loại giấy tờ, băng đĩa, thiết bị lưu trữ dữ liệu thành dạng vụn hoặc dạng sợi. 

Các chuyên gia hàng đầu đều khuyên nên sử dụng máy hủy tài liệu khi cá nhân, doanh nghiệp muốn đảm bảo bí mật hoặc các thông tin riêng tư của thẻ tín dụng, hóa đơn,v.v. Cách tiêu hủy này chính là phương án được áp dụng nhiều và cho hiệu quả tốt nhất. Như vậy, những kẻ xấu hay những người có ý dòm ngó và lợi dụng thông tin của bạn để làm những điều bất chính sẽ không thể làm được gì cả.

Tìm hiểu lịch sử ra đời của máy hủy tài liệu 

Máy hủy tài liệu được phát minh bởi Abbott Augustus Low vào năm 1908. Đối với phát minh này thì bước đầu máy chỉ được coi là “một chiếc thùng đựng các loại giấy thải” mà thôi. Sản phẩm này được cung ứng cho phương án xử lý các loại giấy thải và được cấp vào ngày 31/8/1909. Tuy nhiên, lúc này phát minh lại được cho là không mang lại tính hữu ích cao nên không được đưa vào sản xuất.

Đến năm 1935, một người tên là Adolf Ehinger ở Đức mới phát minh ra được máy huỷ tài liệu hoàn thiện như hiện nay. Ông đã lấy ý tưởng cấu tạo từ chiếc máy cắt mì ống và lúc đầu máy hủy tài liệu được vận hành bằng cách quay tay và giấy sẽ được cắt thành những sợi nhỏ qua những lưỡi dao sắc bén. 

Năm 1936, Adolf  Ehinger đã đưa động cơ điện vào trong máy hủy tài liệu để vận dụng. EBA Maschinenfabrik chính là doanh nghiệp sản xuất máy huỷ tài liệu đầu tiên trên thế giới do Ehinger thành lập. Ngày nay, doanh nghiệp này được mọi người biết đến với một cái tên mới khác là EBA Krug & Priester GmbH & Co.

Năm 1979, khi đại sứ quán của Mỹ tại Iran nghe tin đồn rằng: Những người ở phe đối lập đã thu gom các sợi giấy sau khi hủy bằng máy có chứa số liệu của Mỹ rồi hồi phục lại bằng cách ghép lại để đánh cắp thông tin. Đại tá Oliver North đã đề nghị với quốc hội Mỹ. Dùng máy hủy tài liệu Schleicher Intimus 007S thì mọi số liệu sẽ được cắt vụn bé hơn và không thể ghép lại được. Do đó mà doanh số của Công ty Schleicher đã tăng lên đến 20%.

Các loại máy hủy tài liệu phổ biến nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy hủy tài liệu văn phòng được sản xuất ra để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Về cơ bản thì máy hủy tài liệu được chia ra làm 2 loại, đó là: máy hủy tài liệu dạng sợi và máy hủy tài liệu dạng vụn. Trong đó:

  • Máy hủy tài liệu dạng sợi: Là dòng máy giúp cắt tài liệu thành những sợi nhỏ. Tuy nhiên dòng này có mức bảo mật trung bình và thấp nên phù hợp với các doanh nghiệp có các loại giấy tờ cần hủy không quan trọng.
  • Máy hủy tài liệu dạng vụn: Là dòng máy cắt tài liệu thành những mảnh vụn nhỏ, không thể nào hồi phục lại như ban đầu được. Vậy nên mức bảo mật tuyệt đối thường được sử dụng trong các ngân hàng, doanh nghiệp cần độ bảo mật cao.

Vì sao nên sử dụng máy hủy tài liệu cho văn phòng?

Hiện nay, máy hủy tài liệu được sử dụng nhiều trong các khu văn phòng, doanh nghiệp. Để hiểu vì sao chúng lại được ưa chuộng đến vậy, các bạn hãy cùng theo dõi những lý do dưới đây.

Máy hủy tài liệu được sử dụng nhiều trong các khu văn phòng
Máy hủy tài liệu được sử dụng nhiều trong các khu văn phòng
  • Đối với các doanh nghiệp, thông tin nội bộ quan trọng, dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên cần được bảo mật tuyệt đối. Nếu cứ vứt nguyên vào thùng rác sẽ dễ bị kẻ xấu đánh cắp thông tin. Vậy nên dùng máy hủy tài liệu sẽ giúp bảo mật những thông tin đó được tốt nhất.
  • Trong các khu văn phòng chứa nhiều loại tài liệu quan trọng nên không còn chỗ trống cho các tài liệu mới. Các tài liệu cũ quan trọng mà không dùng đến cần phải dọn dẹp và hủy bằng máy. Nhờ vậy mà văn phòng được ngăn nắp và gọn gàng hơn.
  • Việc vứt luôn tài liệu vào trong thùng rác sẽ chiếm hết diện tích và khiến thùng rác nhanh đầy và phải dùng nhiều túi rác hơn. Tuy nhiên, với chiếc máy hủy tài liệu, các loại giấy tờ sẽ được cắt vụn ra và không chiếm nhiều diện tích thùng rác và số lượng túi rác cũng ít đi.
  • Theo luật pháp thì việc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên là điều rất quan trọng. Việc dùng máy hủy tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định này và không vướng phải các vụ kiện tụng không đáng có.

Với những lý do bên trên các bạn có thể dễ dàng thấy được việc sử dụng các máy hủy tài liệu trong văn phòng là điều rất cần thiết. Điều này giúp các doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có.

Hướng dẫn chọn được máy hủy tài liệu chất lượng tốt

Trên thị trường có nhiều loại máy hủy tài liệu được bày bán. Nếu không có kinh nghiệm mua hàng sẽ rất dễ mua phải hàng kém chất lượng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn mua được máy chất lượng tốt và phù hợp với nhu cầu.

Tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu và hướng dẫn chọn được sản phẩm tốt
Tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu và hướng dẫn chọn được sản phẩm tốt

Xác định rõ mức độ cần bảo mật

Đầu tiên các bạn cần phải xác định được mức độ bảo mật của các thông tin trên tài liệu. Từ đó có thể chọn được loại máy phù hợp như sau:

  • Nếu yêu cầu mức độ bảo mật cao thì các bạn cần phải chọn máy hủy tài liệu dạng vụn. Bởi các tài liệu sau khi hủy vụn sẽ rất khó khôi phục được như ban đầu.
  • Nếu tài liệu không quan trọng mấy thì các bạn có thể chọn máy hủy dạng sợi cho đỡ chi phí. Tuy nhiên những thông tin trên tài liệu không được đảm bảo bí mật tuyệt đối. Do chúng có thể dễ dàng khôi phục lại được hình dáng ban đầu.

Chọn thương hiệu nổi tiếng

Trên thị trường có nhiều thương hiệu sản xuất máy hủy tài liệu. Vậy nên khi đi mua hàng các bạn nên lựa chọn những thương hiệu nổi tiếng như Balion, Nikatei, H-pec, Silicon,… để được đảm bảo chất lượng. 

Dựa vào khối lượng tài liệu cần hủy

Trước khi đi chọn máy hủy tài liệu các bạn cần xác định rõ số lượng tài liệu cần hủy để mua máy được chính xác nhất. Tránh tình trạng mua máy có công suất nhỏ hơn sẽ dẫn đến bị quá tải và giảm tuổi thọ của máy.

Dựa vào diện tích phòng đặt để

Nếu diện tích của phòng đặt máy nhỏ thì các bạn cần chọn các mẫu máy hủy tài liệu có kích thước nhỏ để không gây vướng víu khi đi lại. Còn phòng có diện tích lớn thì có thể chọn máy có kích thước nào cũng được.

Dựa vào chất liệu của tài liệu cần hủy

Trên thị trường có các loại máy ngoài hủy giấy tờ ra còn có thể hủy được thẻ ngân hàng, đĩa CD, ghim kẹp, ghim bấm. Vậy nên dựa vào chất liệu cần hủy các bạn sẽ chọn được máy có chức năng phù hợp để tránh lãng phí.

Dựa vào khả năng tài chính

Khả năng tài chính cũng là yếu tố quan trọng mà các bạn cần quan tâm. Nếu tài chính ít thì có thể chọn máy có công suất nhỏ hoặc ít chức năng. Còn tài chính dư dả thì nên chọn máy đa chức năng để tiện lợi nhất.

Cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn và hiệu quả

Máy hủy tài liệu có độ bền cao và làm việc hiệu quả là nhờ vào cách sử dụng của người dùng. Vậy nên, chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về những điều cần lưu ý khi sử dụng để đảm bảo an toàn và hiệu quả nhất.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu
Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy hủy tài liệu
  • Đặt máy ở vị trí bằng phẳng, khô ráo và thoáng mát. Không để máy ở khu vực gần nguồn nhiệt và tiếp xúc trực tiếp dưới ánh nắng mặt trời.
  • Không hủy quá số lượng giấy trong 1 lần so với quy định của nhà sản xuất.
  • Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng bởi mỗi loại máy sẽ có chức năng khác nhau.
  • Trước khi sử dụng máy phải kiểm tra xem có vật thể lạ nào mắc vào bộ phận hủy không thì lấy ra tránh làm hỏng lưỡi cắt.
  • Mặc đồ gọn gàng tránh trường hợp tóc, cà vạt hay váy bị cuốn vào máy gây huy hiểm.
  • Khi dùng máy xong phải rút nguồn điện ra tránh cho trẻ nhỏ và vật nuôi tiếp xúc với máy gây nguy hiểm.

Máy hủy tài liệu là thiết bị không thể thiếu được đối với các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp các bạn tổng hợp thông tin về máy hủy tài liệu được đầy đủ nhất. 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *